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浅析Access与Office其他成员之间交流数据

时间:2007-12-23  来源:不详  作者:迈克DB

  文/李锋

   第1页:浅析Access与Office其他成员之间交流数据第2页:浅析Access与Office其他成员之间交流数据(2)

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  Access是Office组件的重要成员,其主要功能是的治理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员,所以大家经常会觉得Access的操作不太方便。比如,在Access的表中,要想在中间插入一条记录就比较困难,而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌;再比如,当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时,就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能,但Access却无能为力。显然,假如我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流,就能够让这些成员为Access服务,从而达到取长补短、提高工作效率的目的。 本文来自织梦

  在Word中打开Access表查询项 copyright dedecms

  假如想把Access中的表或者查询,转换成为Word中能够读取的文件格式,以便利用Word进行处理,可以采用以下三种方式: 内容来自dedecms

  1. 利用剪贴板

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  在Access中,打开要转换的表或者查询项,将鼠标指针拖过所选记录的行选择器(在窗口的最左端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向右方向的箭头),可以选择一组记录;将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器(在窗口的最上端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向下方向的箭头),可以选择一组字段;当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时,可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后,再单击工具栏上的“复制”按钮,将所选内容复制到剪贴板中,如图1所示。随后再打开Word,单击工具栏上的“粘贴”按钮,即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。假如你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果,可以选中该行后,执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令,按下“底纹”标签按钮,选择“无填充色”。

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  2. 导出为RTF文件

织梦内容管理系统

  在Access中,打开要转换的表或者查询,执行“文件”菜单下的“导出”命令,将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中,执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮,在随后弹出的“打开”对话框中,单击“文件类型”旁边的下拉列表,将其指定为“RTF格式”,找到前面保存的RTF文件双击即可打开。 织梦内容管理系统

  3. 直接插入

本文来自织梦

  在Word中,单击“视图”菜单下的“工具栏”,然后将“”一项选中(或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击,在弹出的快捷菜单中选中“”一项)。这时,要在Word中打开Access的表或者查询项,就可以单击新增加出来的“”工具栏上的“插入”按钮,在随后打开的“”对话框中,按下“获取数据”标签按钮,将文件类型指定为“MS Access”,选中一个文件中的表或者查询,再单击“插入数据”标签按钮。 本文来自织梦

浅析Access与Office其他成员之间交流数据(图一)

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  图1 复制表格 内容来自dedecms

  将Excel工作表导入Access

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  利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后,再将其转换成Access文件,无疑是实际工作中使用最多的一种方法。Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同,只要在Access中依次执行:“文件→获取外部数据→导入”,将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成(操作方法与Word表格导入Access表相同)。

  Access文件与HTML文档相互转换 dedecms.com

  要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档),可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”命令,并将“保存类型”指定为“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其它网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。与导入文本文件和Excel文件方法相同,要在Access中导入HTML文档,只要依次执行:“文件→获取外部数据→导入”,将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。

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